miércoles, abril 30, 2025
Lo último:

PRESIDENCIA
Núm. de oficio: P-ALA/026/2024

Asunto: convocatoria para organizar el
13º Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica de la ALA 2026

Santiago de Chile, a 09 de octubre de 2024

 

 

MIEMBROS ALA CATEGORÍAS A, B Y C

PRESENTES

 

Convocatoria para organizar el 13º Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica de la ALA, Marzo, 2026

 

Antecedentes

La Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), fue creada el 6 de abril de 1973, en Lima, Perú, como una entidad de carácter profesional y cultural, sin ánimo de lucro. Actualmente es integrada por 21 naciones del ámbito iberoamericano, con más de cuarenta y ocho años de historia. Es una de las ramas regionales más activas del Consejo Internacional de Archivos (ICA por sus siglas en inglés), organismo adscrito a la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO); y promueve el papel fundamental de la gestión documental y la archivística en el desarrollo nacional de los países que la forman.

En la ALA buscamos fortalecer el desarrollo integral de los archivos y la adecuada gestión y protección del patrimonio documental en toda la región. Por lo anterior, la Asociación incorpora no únicamente a los archivos nacionales y generales de cada país iberoamericano, sino también a los archivos diplomáticos y privados, a las asociaciones de archiveros, instituciones locales, territoriales, nacionales o internacionales interesadas en la gestión y preservación de documentos y archivos o en la formación y capacitación archivísticas e individuos de cualquier nacionalidad que estén implicados profesionalmente, o lo hayan estado en el pasado, en las áreas de la gestión de la información o del patrimonio archivístico.

La Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) celebra de forma bianual una reunión para expertos internacionales y personas de Iberoamérica dedicadas e involucrados con los archivos. El SIATI se dedica a un tema específico del ramo de la archivística.

La historia del SIATI se remonta a 24 años atrás, al año 2000, en Rio de Janeiro, Brasil, lugar donde la comunidad archivística de Iberoamérica se dio cita en la primera edición del Seminario, dicha nación ha sido sede en tres ocasiones, le siguieron Puerto Rico, Portugal, Costa Rica, Chile, Colombia, Ecuador, Perú, España y México.

Consta de conferencias magistrales, talleres, sesiones plenarias, presentación de proyectos, en las que se exponen, discuten y desarrollan nuevas iniciativas y enfoques, con la participación de alrededor de 400 asistentes (principalmente académicos, archivistas, informáticos y servidores de instituciones públicas), provenientes de Iberoamérica.

El SIATI es uno de los principales eventos archivísticos internacionales en la región. En 2023 se llevó a cabo por vez primera en México, y el Poder Judicial del Estado de México fue el anfitrión.

El programa académico del Seminario es desarrollado por los coordinadores de los Grupos de Trabajo de la ALA y se centra en los desafíos profesionales clave y trabaja para desarrollar soluciones y productos que apoyen a los participantes en sus tareas, en temáticas fundamentales, tales como la enseñanza archivística, derechos humanos, gestión y preservación de documentos electrónicos, dinamización cultural de los archivos, acceso a la información y transparencia, cultura asociativa de archivistas y tráfico ilícito del patrimonio documental; archivos comunitarios; historia de la archivística; aportando asesoría, contenido en patrimonio cultural internacional, organismos de representación gubernamental y tecnológica, e iniciativas. Los miembros de la ALA y estudiantes reciben el beneficio de pagar una tarifa preferente al participar en el Seminario.

Objetivos

  • Sensibilizar sobre la importancia de la gestión documental y administración de archivos en el buen gobierno y las responsabilidades del ciudadano.
  • Promover y motivar el intercambio de experiencia profesional e información entre los participantes, así como proveer oportunidades de aprendizaje sobre las mejores prácticas en el campo de la administración de archivos y la gestión documental.
  • Coadyuvar a la divulgación de la gestión documental, la función archivística y sus beneficios sociales.
  • Reconocer el papel fundamental de los archivos en los procesos de impartición de justicia.
  • Reforzar la conformación de redes de expertos, realzando el trabajo y la experiencia archivística de América Latina.
  • Fomentar la profesión archivística promoviendo a la ALA como punto de reunión de la comunidad archivística de Iberoamérica.

 

Características de la Convocatoria

  • El 13º Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica (SIATI), de la ALA, se llevará a cabo del 24 al 26 de marzo de 2026, en formato y horarios por definir por el Comité Organizador de la ALA en colaboración con el Comité organizador de la sede.
  • La convocatoria está dirigida a miembros de la ALA categorías A, B y C y podrá ser presentada en colaboración con instituciones académicas de educación superior y de investigación, tales como universidades públicas y privadas, institutos tecnológicos, centros de investigación, empresas privadas, instituciones de gobierno y asociaciones o gremios profesionales de archivistas.
  • Las propuestas deberán ser enviadas por correo electrónico dirigidas a la Secretaría Ejecutiva de la ALA al correo enriquez@alaarchivos.org
  • Las propuestas para ser sede se recibirán a partir de la publicación de la presente convocatoria, teniendo como fecha límite de recepción el día 31 de diciembre de 2024. Se recomienda notificar a la Secretaría Ejecutiva de la ALA, acerca de la intención de presentar una propuesta, para que se reserve el tiempo para su elaboración.

Los interesados deberán entregar su solicitud contemplando los siguientes requisitos:

  1. Carta de la máxima autoridad de su institución estableciendo el compromiso de ser la sede del 13º SIATI, en caso de ser seleccionada su institución.
  2. Listado con las diferentes vías de acceso (aéreo y terrestre) al país y ciudad propuesta para llevar a cabo el evento.
  3. Listado de la oferta de hoteles cercanos a la sede propuesta, en la ciudad donde se realizará el evento.
  4. Propuesta de espacios en los que se realizarían las diferentes actividades del evento. (Ej. auditorio del Archivo, campus de la universidad, centro de convenciones, hotel, etc.).
  5. Listado de apoyos logísticos, económicos o de cualquier índole, que brindaría la institución en caso de ser seleccionada como sede.
  6. Carta compromiso para gestionar y aportar el financiamiento de las actividades descritas en las bases de la convocatoria, entre las que destacan:
  1. Definir el presídium y realizar las invitaciones oficiales.
  2. Invitar formalmente a las autoridades locales, políticas y académicas, para que participen en la inauguración del 12º SIATI, además de los miembros del presídium.
  3. Cena de gala.
  4. Cóctel de bienvenida.
  5. Comida de clausura.
  6. Obsequios para panelistas, Conferencistas Magistrales y Talleristas.
  7. Servicio de florería para el evento.
  8. Proveer el equipo y materiales durante el desarrollo de la Conferencia
  9. Impresión del programa académico y promocional sobre la ciudad y el Estado, constancias, gafetes y materiales para participantes.
  10. Diseño e impresión de mantas y pendones con la imagen institucional del evento y de los patrocinadores.
  11. Equipo de cómputo y audiovisual suficiente para todos los eventos.

Bases de la Convocatoria

  1. La programación académica del 13º SIATI es responsabilidad exclusiva de la ALA, y se llevará a cabo mediante las comisiones que la ALA ha designado para tal efecto.
    Esto incluye: selección y arbitraje de los artículos de los talleres y conferencias, selección e invitación de conferencistas magistrales e invitados y conformación de los programas académicos finales de todo el Seminario, así como la designación de los responsables de cada sesión. Serán tomadas en cuenta las propuestas del Comité Local las que la ALA juzgue pertinentes y benéficas para la calidad del evento.
  1. La Institución postulante deberá conformar un Comité Local, encabezado por un presidente, y coordinadores de al menos cinco comités: Comité de Finanzas, Comité de Patrocinios, Comité de Promoción, Comité de Registro, y Comité de Logística.
  1. El Comité Organizador del 13º SIATI estará compuesto por las personas que el Comité Directivo de la ALA designe para ello, más el presidente del Comité Local quién será el enlace entre la ALA y la Institución organizadora.
  1. El Comité Local deberá presentar una carta firmada por el director, rector, secretario general, o autoridad responsable de la Institución postulante, otorgando su apoyo para la organización del 13º SIATI y aceptando explícitamente estas Bases de Convocatoria. Adicionalmente, se podrán presentar otras cartas de apoyo de autoridades de gobierno locales, de organizaciones estudiantiles, empresas y personas.
  1. El Comité de Logística será responsable de la logística del evento, y entre sus principales tareas estarán:
  1. Disponer de un auditorio con capacidad para recibir de manera presencial hasta 400 personas, además de contemplar las transmisiones de manera virtual que el formato hibrido del evento contempla.
  2. Disponer de al menos 5 salas con capacidad de entre 30 y 60 personas para la realización de hasta 5 sesiones paralelas.
  3. Disponer de una o varias áreas con capacidad total de hasta 400 personas para servir refrigerios y café.
  4. Disponer de un área de exhibición, en lo ideal la misma área que se menciona en el punto anterior, con escaparates (stands) para hasta 50 carteles.
  5. Disponer de las facilidades eléctricas y acceso a Internet con posibilidad de acceso inalámbrico de todos los asistentes del evento.
  6. Disponer de una sala de descanso para los miembros del Comité Organizador y conferencistas invitados.
  7. Designar un hotel para el hospedaje de todos los asistentes del evento (o, en su defecto, varios hoteles cercanos) y lograr un acuerdo con el mismo para disponer de tarifas preferenciales y un cierto número de habitaciones gratuitas.
  8. Organizar servicios de café y refrigerios durante los recesos de las diferentes sesiones académicas.
  9. Organizar un banquete de gala para todos los conferencistas y sus acompañantes, Comité Organizador, Comité Local, Autoridades de la Institución organizadora y de la ALA.
  10. Equipar el auditorio y todas las salas con instalaciones eléctricas, equipo de proyección (proyectores, equipo de reproducción de sonido, pintarrón y marcadores, apuntadores), acceso inalámbrico a Internet y la capacidad instalada para transmitir de manera virtual las sesiones plenarias.
  11. Contratación de traducción simultanea del inglés al español y viceversa.
  12. Tener un equipo de voluntarios (preferentemente estudiantes locales) para apoyar la logística del evento.
  13. Organizar un servicio de transporte entre el hotel sede y el lugar físico donde se lleve a cabo el Evento.
  14. Apoyar en la transportación local entre el aeropuerto y el hotel sede a los conferencistas invitados y magistrales, y a los miembros del Comité Organizador.
  15. Proporcionar información y orientación a los asistentes al 13º SIATI sobre transportación local, información turística, etc.
  16. Colaborar con los diseñadores de la página del evento para proporcionarles información local, en forma de texto e imágenes.
  1. El Comité de Registro será el responsable del registro del evento, y entre sus principales tareas estarán:
  1. Montar un área de registro, entrega de material, información y pagos, que deberá funcionar durante toda la duración del evento. Esto incluye un área especial de recepción de pagos para la ALA.
  2. Imprimir los diplomas, las constancias, los gafetes y los boletos para los participantes, mismos que deben contar con las medidas de protección de datos personales y de seguridad idóneas.
  3. Imprimir los folletos con los Programas Académicos y Programas Finales de talleres y conferencias.
  4. Proporcionar apoyo, incluidas las cartas de invitación oficiales, para la obtención de visas a los participantes extranjeros que lo requieran.
  5. Registrar el evento ante el Ministerio de Migración u organismo gubernamental competente para que se facilite el permiso de internación a los delegados del evento.
  1. El Comité de Promoción a cargo de la Asociación Latinoamericana de Archivos en conjunto con el Comité local serán los responsables de la publicidad y difusión local, regional, nacional e internacional del evento, y entre sus principales tareas estarán:
  1. Promover el evento en la iniciativa privada y pública, estudiantes de las Universidades locales, regionales y nacionales. A nivel internacional, la promoción, publicidad, y difusión del evento será responsabilidad de la ALA.
  2. Incluir contenidos actualizados en la página electrónica del 13º SIATI desde el momento del call for papers hasta finalizar el evento. Es requisito que la página se mantenga en el servidor de la ALA. La ALA tiene y compartirá el acceso y control en tiempo real de las partes de la página que proporcionan información académica, tal como el programa académico, lista de los artículos aceptados, etc.
  3. Uso del formulario de registro en línea.
  4. Diseño e impresión de logotipos, posters, mantas y trípticos.
  5. Comprometerse con una asistencia mínima de 150 estudiantes locales y regionales.
  6. Comprometerse con una asistencia mínima de 100 profesionistas, incluyendo profesores locales y regionales.
  7. Organizar diversas excursiones turísticas para los participantes foráneos, así como proporcionar a los asistentes información y orientación sobre lugares turísticos en los alrededores de la sede, agencias de viajes, líneas aéreas, bancos, iglesias, tasa de cambio, etc.
  1. El Comité de Finanzas será responsable junto con el Comité Organizador de las finanzas del evento de acuerdo con las siguientes bases:
  1. Las finanzas de la ALA y las del Comité Local se manejarán por separado.
  2. La experiencia indica que estos eventos no sólo son autofinanciables, sino que generalmente reportan una utilidad, pero para que ello suceda se requiere un trabajo importante de promoción y consecución de patrocinios por parte del Comité Local, y una coordinación apropiada con el Comité Organizador y el Comité Directivo de la ALA.
  3. La ALA se encargará de cobrar a todos los asistentes.
  4. La publicación de las memorias del evento será responsabilidad de la ALA y del Comité local.
  5. La estancia y el transporte de los conferencistas invitados serán responsabilidad del Comité Local.
  6. Hacer una proyección financiera del evento junto con el Comité Organizador.
  7. Fijar en forma conjunta con el Comité Organizador las tarifas de asistentes y stands para exhibición.
  8. Llevar continuamente la contabilidad de cobros y gastos.
  9. Diseñar y operar un esquema ágil de cobros y facturación para los asistentes.
  10. Todos los temas financieros no considerados en los incisos anteriores serán resueltos por el Comité Organizador.
  1. Las tareas más importantes del Comité de Patrocinios son:
  1. Conseguir patrocinios en especie tales como servicio de café, banquete para el evento, carpetas, plumas, mantas, tazas, posters, folletos del programa, camisetas,  reconocimientos  a  los  conferencistas,  boletos  de  los conferenciantes invitados, etc.
  2. Conseguir patrocinios en  dinero  por  un  monto  equivalente  al  menos  a  la  mitad de  los costos  totales del Comité
  1. Todos los  aspectos  no  contemplados  en  estas  Bases  y  que  pudieran  surgir  sobre  la marcha  serán  resueltos por el Comité Organizador del evento. El  Comité  Organizador  podrá  visitar  y  fiscalizar  cuantas  tantas  veces  sea necesario  al  Comité  Local  y  proponer  las  modificaciones  que  juzgue  pertinentes  con la finalidad de  mantener los estándares de  calidad tradicionales de ALA. Las  propuestas  deberán  ser  avaladas  por  la  autoridad  competente  con  personalidad jurídica  para  asumir los compromisos antecedentes a  nombre  del comité.

En espera de vernos favorecidos con su interés para postularse como sede del 13º SIATI ALA, quedamos atentos a sus comentarios y aprovechamos la ocasión para enviarle un cordial saludo.

 

CORDIALMENTE

EMMA DE RAMÓN
PRESIDENTA DE LA ALA Y
DIRECTORA DEL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE

C.c.p. Marco Antonio Enríquez Ochoa, secretario ejecutivo de la ALA