Grupo de Trabajo sobre Gestión y Preservación de Documentos Electrónicos
El desarrollo de las sociedades basadas en el conocimiento y la llegada de la cuarta revolución industrial, han traído consigo la adopción masiva y disruptiva de las tecnologías digitales en múltiples ámbitos del quehacer humano, incluyendo la producción documental.
Por esta razón, las múltiples disciplinas que giran alrededor de las ciencias de la información (p. e.: la diplomática, la archivística, la legislación, entre otras) han tenido que adecuarse a un nuevo contexto y desarrollar aportes significativos desde la teoría, la técnica y las mejores prácticas, para permitir y promover una transformación digital que aproveche de estas nuevas tecnologías sin dejar de lado las obligaciones y responsabilidades que legal y culturalmente existen sobre los documentos producidos en soportes digitales.
Desde la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), hemos reconocido y asumido el reto de la gestión y preservación de los documentos electrónicos, razón por la cual se ha establecido un Grupo de Trabajo con la intención de emitir las recomendaciones y propuestas que permitan brindar una guía de abordaje en el tema a todos los países asociados y a sus archivos.
El Grupo de Trabajo, coordinado por Costa Rica e integrado por Argentina, Chile, España y Portugal, ha definido una hoja de ruta con una serie de actividades que permitan generar, en el menor plazo posible, un resultado de valor para todos los miembros de ALA e interesados.
A continuación, y como una primera fase de abordaje a corto y mediano plazo se enumeran los principales hitos de la hoja de ruta planteada:
- Diagnóstico del estado de la cuestión en la gestión, preservación y normativa de los documentos electrónicos en los archivos de los países de ALA.
- Evaluación de los resultados del diagnóstico.
- Definición de los niveles de madurez actuales y deseables en gestión, preservación y normativa de los documentos electrónicos en los países de ALA.
- Elaboración de un marco modelo para la normativa en materia de documentos electrónicos.
- Elaboración de un instrumento normativo de referencia para la gestión de documentos electrónicos.
- Elaboración de un instrumento normativo de referencia para la preservación de documentos electrónicos.
- Presentación de los instrumentos modelo a los miembros de ALA.