SISTEMA IBEROAMERICANO DIGITAL DE RECURSOS ARCHIVÍSTICOS (SIDRA)
Resumen el proyecto
Se busca desarrollar el Sistema Iberoamericano Digital de Recursos Archivísticos (SIDRA), conformado por personas, información e instituciones generadoras de conocimiento en la rama de la gestión documental y archivos.
El proyecto se implementará a través de una plataforma que funcione como un repositorio digital que almacene y visualice elementos multimedia a través de navegadores web, la cual se alimentará de la información generada desde los socios de la Asociación Latinoamericana de Archivos ALA: Archivos Nacionales de Iberoamérica, Asociaciones profesionales de archivistas, instituciones interesadas en la gestión y preservación de documentos y archivos o en la formación y capacitación archivísticas y socios individuales.
Descripción detallada del proyecto
La Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) es una organización internacional dedicada al fortalecimiento de la práctica archivística en la región, para ello apoya iniciativas de formación profesional, gestiona proyectos de cooperación y facilita información para mejorar la calidad de discusión y debate en torno al tema de la administración de archivos.
Desde los últimos años, la ALA se ha venido replanteando cómo reaccionar y responder hoy en día a las demandas y nuevas necesidades de la comunidad archivística de Iberoamérica; por ello desde 2017 inició un proceso de renovación con la finalidad de posicionarse como un espacio de intercambio en donde se incorporen instituciones y organizaciones públicas, privadas y de la sociedad civil, de carácter nacional e internacional, así como las personas en lo individual interesadas en participar en temas de gestión documental y administración de archivos, considerando con especial interés a los países de lengua española y portuguesa de América, España y Portugal, y propiciar así la cooperación internacional con otros países y regiones fuera del ámbito iberoamericano, que permita el intercambio de experiencias, desarrollo de investigaciones y demás actividades vinculadas con la materia de archivos.
El Plan Estratégico 2020 – 2024 (PE) de la ALA, surge en un mundo globalizado, transformado por las sociedades del conocimiento e inmerso en la cuarta revolución industrial, donde los países de la región latinoamericana tienen una gran oportunidad para potenciar la capacidad productiva de sus habitantes y obtener el máximo provecho a la constante e imparable producción intelectual, técnica y tecnológica del mundo.
La ALA ha sido consciente del compromiso que tienen los Archivos ante la creciente demanda de saberes, la diversificación de las disciplinas y los desarrollos tecnológicos, por esta razón en la ALA, nos hemos planteado ser un referente de la comunidad archivística iberoamericana, buscando crear un centro de confluencia de todas las instituciones e individuos, profesionales en la materia, para intercambiar experiencias, buenas prácticas, conocimientos, logros y realidades.
En la Orientación Estratégica OE1 del PE, “Fortalecer institucionalmente a la comunidad archivística”, se establece la línea de acción “Fomentar la recopilación y difusión de conocimiento y buenas prácticas en torno a la gestión de archivos”, la cual pretende llevarse a cabo a través de la construcción y manutención de un repositorio de soluciones y mejores prácticas en la gestión de documentos y archivos con el fin de proporcionar información estratégica sobre las soluciones adoptadas para resolver problemas que afectan el funcionamiento de los archivos.
Es así como nace el proyecto denominado “Sistema Iberoamericano Digital de Recursos Archivísticos (SIDRA)”, conformado por personas, información e instituciones generadoras de conocimiento en la rama de la gestión documental y archivos.
El proyecto se implementará a través de una plataforma electrónica que funcione como un repositorio digital que almacene y visualice elementos multimedia a través de navegadores web, la cual se alimentará de la información generada desde los contenidos producidos por los socios de la Asociación Latinoamericana de Archivos ALA: Archivos Nacionales de Iberoamérica, Asociaciones profesionales de archivistas, instituciones interesadas en la gestión y preservación de documentos y archivos o en la formación y capacitación archivísticas y socios individuales.
¿Cuáles serán los resultados específicos del proyecto? ¿El grupo estará mejor entrenado/capacitado o su organización se desarrollará de alguna manera que sea importante para la gestión de documentos/ archivos de su país o región?
En busca de fortalecer el desarrollo integral de los archivos y la adecuada gestión y protección del patrimonio documental en Iberoamérica, el proyecto SIDRA busca:
- Fomentar la recopilación y difusión de conocimiento y buenas prácticas en torno a la gestión de archivos.
- Concentrar en un solo repositorio electrónico, la información generada en materia archivística desde las instituciones productoras de conocimientos en la materia.
- Ofrecer con libre acceso a la comunidad archivística de Iberoamérica una plataforma en la que pueda localizar publicaciones de libros digitales, guías y normatividad archivística, legislación archivística de cada país, revistas o publicaciones periódicas, exposiciones y cursos virtuales, infografías, memorias de eventos, tesis y proyectos de investigación en la materia.
- Que la comunidad archivística de Iberoamérica cuente con un repositorio abierto que genere conocimientos y que sea un punto de partida para la búsqueda de bibliografía en Iberoamérica.
¿La condición física del material archivístico involucrado, si es relevante, estará mejor salvaguardada y protegida por el proyecto?
El proyecto buscará concentrar la información de interés archivístico en un servidor electrónico independiente, administrado por la Asociación Latinoamericana de Archivos ALA, de manera que toda la información podrá estar respaldada en este sitio, ante cualquier contingencia que se pueda llegar a dar en el resguardo de su sitio original.
Indique cómo los resultados del proyecto serán sostenibles en el futuro después de finalizar el proyecto, p. ej. personal capacitado y demás desarrollos o mejoras continuas.
En un futuro, al terminar la fase 1 del proyecto se prevé que:
- El personal de las instituciones afiliadas a la ALA estará capacitado para alimentar la plataforma.
- A partir de la capacitación se generará un manual de uso de la plataforma, de manera que la rotación de personal no afecte la operación del proyecto.
- La actualización, mantenimiento y soporte técnico de la plataforma estará asegurado por los primeros dos años.
- Al término del segundo año de operación de la plataforma, se prevé contemplar en el presupuesto general de gastos y egresos de la ALA para garantizar la actualización, mantenimiento y soporte técnico de la plataforma.
Fase 1.
- Generar un mapa de actores y facilitar a los miembros de ALA esta información.
- Levantamiento de información
- Diseño y aplicación de encuesta
- Análisis de datos
- Presentación de resultados
- Realizar un inventario regional de los recursos disponibles respecto de la generación de datos, información y conocimiento archivístico.
- Diseño del repositorio
- Taxonomía de recursos
- Aplicación de estándares
- Recolección de recursos
- Curaduría digital
• Diseñar e implementar un repositorio digital abierto de recursos bibliográficos de soporte al ejercicio profesional de archiveros, archivistas y archivólogos.
- Diseño de repositorio
- Implementación tecnológica
- Capacitación de usuarios
- Carga de recurso
- Periodo de prueba
- Presentación del repositorio
- Diseño e implementación de campaña de difusión del repositorio
Características de los componentes
Mapeo
- Archivos nacionales
- Asociaciones profesionales de archivistas
- Empresas y profesionales relacionados al sector archivístico
- Instituciones locales, territoriales, nacionales o internacionales interesadas en la gestión y preservación de documentos y archivos o en la formación y capacitación archivísticas.
Inventario
- Libros digitales, guías y normatividad archivística, legislación archivística de cada país, revistas o publicaciones periódicas, exposiciones y cursos virtuales, infografías, memorias de eventos, tesis y proyectos de investigación en la materia.
Repositorio
- Software libre, versión (2.1) de la plataforma Kraquen, el cual es un software libre de repositorio para almacenar y visualizar elementos multimedia a través de navegadores web, compatible con sistemas Windows y Linux, estructura de datos en Dublin Core, con configuración de la paquetería de MySQL Server, Apache y PHP 5.6.
- Contenido multimedia
- Parametrización, creación de usuarios iniciales, diseño de mapa de sitio, integración y validación de registros de prueba.
- Definición de metadatos
- Diseño de manuales de capacitación
- 2 sesiones de capacitación para los administradores de cada institución
- Campaña de difusión en etapa de lanzamiento apoyada por la estrategia #SinergiaALA y las instituciones afiliadas a la ALA.
La fase 2 del denominada “Actualización, mantenimiento y soporte” del proyecto planea llevarse a cabo a través de las siguientes acciones:
| Componente | Alcance |
| Actualización |
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| Mantenimiento |
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| Soporte |
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Plan de Trabajo
