Curso Gestión de archivos y modelos de madurez

Introducción

En un contexto en el que los documentos y la información constituyen recursos estratégicos para garantizar derechos, fortalecer la transparencia, preservar la memoria colectiva y contribuir a la formulación de políticas públicas, la gestión archivística requiere no sólo recursos y capacidades, sino también herramientas que permitan conocer y evaluar el desarrollo de las políticas archivísticas.

Contar con información sistematizada permite identificar avances, brechas y desafíos, reconocer diferentes niveles de desarrollo y fundamentar las decisiones de planificación y asignación de recursos. A su vez, la producción de datos comparables y compartibles permite trascender la mirada de cada institución y construir un conocimiento colectivo sobre las políticas archivísticas, favoreciendo el intercambio de experiencias, la identificación de buenas prácticas y la cooperación entre instituciones.

Este curso propone explorar este proceso a partir de la experiencia del Observatorio Iberoamericano de Archivos, presentando los indicadores y los Modelos de Madurez como herramientas para el diagnóstico, la planificación y la mejora continua. Se abordará también la incorporación transversal de la perspectiva de igualdad y su articulación con la Agenda 2030, como dimensiones que contribuyen a ampliar y fortalecer la mirada sobre las políticas archivísticas.

Objetivo

Brindar herramientas conceptuales y metodológicas para comprender, diseñar y utilizar sistemas de indicadores y modelos de madurez aplicados a las políticas archivísticas y de igualdad de género, a partir de la experiencia del Observatorio Iberoamericano de Archivos.

Objetivos específicos:

• comprender la importancia de la evaluación y la producción de datos para la gestión de políticas archivísticas;
• conocer el proceso metodológico utilizado para desarrollar los modelos de madurez
• transmitir la experiencia colaborativa del Observatorio Iberoamericano de Archivos;
• analizar e identificar brechas, capacidades y oportunidades de cooperación a partir de los datos;

Listado de contenidos

Clase 1: ¿Por qué medir? Políticas archivísticas, evaluación e indicadores (2 horas)

• Las políticas archivísticas como políticas públicas: Las políticas archivísticas como instrumentos para garantizar derechos, preservar el patrimonio documental y fortalecer el acceso, la transparencia y la memoria colectiva.
• ¿Por qué evaluar las políticas archivísticas?: La evaluación como herramienta para conocer el estado de desarrollo de las políticas, identificar necesidades y orientar la toma de decisiones y la asignación de recursos.
• De los datos a la evidencia: Diferencias entre datos, información, evidencia e indicadores, y su importancia para construir diagnósticos que puedan ser utilizados en la gestión.
• ¿Qué es un indicador?: Conceptos básicos y criterios para diseñar indicadores relevantes, claros, verificables y comparables.
• La importancia de construir indicadores comunes: La utilización de criterios compartidos permite identificar tendencias, brechas y desafíos comunes sin perder de vista las particularidades que imponen los contextos institucionales, territoriales y nacionales.
• ¿Qué es un modelo de madurez?: Introducción al concepto de madurez como herramienta para representar distintos niveles de desarrollo de una política, capacidad o proceso.
• Más allá del diagnóstico: La evaluación como herramienta para el seguimiento, la mejora continua y la generación de conocimiento que pueda ser compartido entre instituciones.

Clase 2: ¿Cómo construir un sistema de indicadores? La experiencia del Observatorio Iberoamericano de Archivos (2 horas)

• Del problema al sistema de evaluación: El proceso de transformar una necesidad de información en dimensiones, indicadores, evidencias y niveles de madurez.
• El Observatorio Iberoamericano de Archivos: Presentación del Observatorio como una propuesta colectiva y colaborativa para producir información sobre el desarrollo de las políticas archivísticas en Iberoamérica.
• Diseño metodológico de los modelos: Criterios cocconstruidos para definir políticas y prácticas de evaluación, dimensiones, indicadores y niveles de madurez, buscando producir información comparable sin homogeneizar las realidades institucionales.
• La construcción de niveles de madurez: Cómo se define una progresión entre distintos niveles de desarrollo y qué tipo de evidencias permiten distinguirlos.
• El Modelo de Gestión de Políticas Archivísticas: Presentación de sus principales dimensiones, indicadores y niveles, y de las preguntas que busca responder sobre el desarrollo de las políticas archivísticas.
• La igualdad como estrategia transversal: Incorporación de la perspectiva de igualdad de género en las políticas y prácticas archivísticas, no como una dimensión aislada sino como una perspectiva que atraviesa diferentes áreas de gestión.
• El Modelo de Igualdad de Género: Presentación de la experiencia del Observatorio para identificar el grado de incorporación de la perspectiva de igualdad en las instituciones archivísticas.
• De los formularios al conocimiento institucional: La combinación de herramientas cuantitativas y cualitativas (formularios, documentación, evidencias y entrevistas) para producir y sistematizar información.

Clase 3: De los datos a la acción: diagnóstico, aprendizaje y cooperación (2 horas)

• ¿Qué nos dicen los datos?: Lectura e interpretación de los resultados de un sistema de indicadores.
• Identificación de brechas y capacidades: Cómo utilizar los resultados para reconocer áreas de desarrollo, barreras, capacidades institucionales y desafíos comunes.
• Del diagnóstico a la planificación: Transformación de los resultados de la evaluación en insumos para definir prioridades, orientar recursos y diseñar estrategias de mejora.
• Seguimiento y evaluación continua: La importancia de actualizar los indicadores para observar transformaciones, evaluar avances y acompañar los procesos de mejora institucional.
• Compartir experiencias: lo que funcionó y lo que no funcionó: El valor de documentar prácticas, recursos, metodologías, dificultades y aprendizajes para que puedan ser aprovechados por otras instituciones.
• Del dato individual al conocimiento colectivo: Cómo los sistemas de información pueden contribuir a construir una mirada regional y una inteligencia colectiva sobre las políticas archivísticas.
• Aplicación y adaptación: Criterios para comenzar a diseñar un sistema de indicadores o un modelo de madurez adaptado a la escala, necesidades y contexto de cada institución. Ejercicio práctico para identificar una política archivística, definir qué se quiere conocer y proponer dimensiones, indicadores, evidencias y niveles de desarrollo.

Guadalupe Basualdo
Antropóloga (UBA, Argentina), con especialización de posgrado en Gestión de Documentos Electrónicos (UAB, España). Consultora del Programa Iberarchivos, cuenta con una trayectoria de trabajo especializada en archivos de derechos humanos, gestión documental y políticas archivísticas. Ha estado a cargo del diseño metodológico y del proceso de diagnóstico regional que dieron origen a los Modelos de Madurez del Observatorio Iberoamericano de Archivos. Su trabajo combina investigación, gestión y consultoría, con especial interés en la construcción de indicadores, la evaluación institucional y la incorporación transversal de la perspectiva de igualdad en las políticas archivísticas.

Bibliografía sugerida para la actividad propuesta (Opcional)

• Programa Iberarchivos. (2024). Diagnóstico de género en el sector de los Archivos Iberoamericanos. Disponible en: https://iberarchivos.org/wp-content/uploads/2025/04/Diagnostico_de_genero_ES.pdf
• Programa Iberarchivos. (2024). Informe Diagnóstico de Políticas Archivísticas 2023.

Disponible en:
https://iberarchivos.org/wp-content/uploads/2025/04/Informe_Diagnostico_de_Politicas_Archivisticas_2023_ES.pdf

• Basualdo, G. (2025). Maturity Models in Archival Policies: Methodological Proposal and Comparative Analysis within the Framework of the Iberarchivos Program. International Journal of Documentary Heritage, 2(1), Artículo 2.
• Zapata Cárdenas, C. A. (2023). Los modelos de madurez en gestión documental y archivos: una herramienta eficaz de evaluación, planeación y mejora continua. Métodos de Información, 14(26), 48-79.
• Asociación de Archiveros de Cataluña. (2018). Modelo de madurez en gestión documental para la transparencia y la publicidad activa.