El Archivo General de la Nación a través de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico pone a disposición de la comunidad la “Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA”. Este documento proporciona un enfoque general acerca de la implementación del SGDEA como un proyecto con varias etapas en donde se indican lineamientos que podrán tomarse como referencia para su ejecución y seguimiento. Este documento pretende que, más allá de la incorporación de una herramienta tecnológica como soporte a la gestión documental electrónica, las organizaciones tengan una visión clara de las necesidades, implicaciones y retos que conllevan a adquirir e implementar una solución informática que apoye los procesos de la gestión documental, basada en la adopción de mejores prácticas y metodologías aplicables durante el ciclo de vida del proyecto. Continuar leyendo
Archivo Nacional de Costa Rica se prepara para recibir documentos por cambio de gobierno
La memoria documental de la administración del presidente Luis Guillermo Solís Rivera se trasladará al Archivo Nacional de Costa Rica a inicios del año 2018, pocos meses antes de que acabe su gestión. Con el fin de cumplir con esta obligación, establecida en la ley, ya el Archivo Nacional está capacitando a los funcionarios que deberán preparar la documentación en sus respectivas instituciones. El primer taller se efectuó en febrero y el proceso continuará hasta abril de 2018 cuando vence el plazo para entregar los documentos. Gracias a este esfuerzo, recién concluyendo la administración del gobierno sus documentos sobre asuntos ya cerrados estarán disponibles para que el público los revise. Tal es el caso, por ejemplo, de las actas del Consejo de Gobierno, unos de los documentos de consulta más frecuente. Las instituciones que deben entregar su documentación, y con las cuales se efectúa la capacitación, son los despachos del Presidente, Vicepresidente y Primera Dama, así como de los Ministros y Consejo de Gobierno. A estas oficinas se suman los departamentos de Prensa y Comunicación de cada una de estas instituciones. Más información aquí…
#ArchivosParaLaGente, hashtag que buscará ser tendencia el 9 de junio en el Día Internacional de los Archivos
El equipo responsable de comunicaciones de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) –autodenominado Sinergia ALA–, a través de Facebook y Twitter, convocó una votación para escoger el hashtag (etiqueta) que se utilizará para conmemorar el Día Internacional de los Archivos 2017.
Secretario general del ICA visitó México para supervisar los trabajos de la próxima Conferencia Anual ALA-ICA 2017
David Leitch, secretario general del Consejo Internacional de Archivos (ICA por sus siglas en inglés), realizó una visita de trabajo a México, con el objetivo de afinar detalles para la Conferencia ALA-ICA que se celebrará en la Ciudad de México del 27 al 29 de noviembre de 2017, bajo el tema “Archivos, Ciudadanía e Interculturalismo”.
Los archivos de Colombia se blindan para el posconflicto
Archivo General de la Nación (AGN) y Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) firman Protocolo de gestión documental para archivos relacionados con el conflicto armado. Se adoptan medidas para evitar la eliminación de los archivos relacionados con este tema, hasta que no tengan una adecuada valoración. Se dictan medidas para identificar, preservar y velar por el máximo acceso posible a los archivos de derechos humanos en el marco del conflicto armado, en todas las entidades del Estado. Se espera que este protocolo le garantice a las víctimas que los archivos del Estado van a ser preservados a favor de sus demandas. El Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) y el Archivo General de la Nación (AGN) entregan, en cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1448 de 2011 o Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, el “Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno”. Este protocolo quedó oficializado a través de la firma de un Acto administrativo en la mañana del 6 de febrero de 2017, por Armando Martínez Garnica, director general del AGN, y Gonzalo Sánchez Gómez, director del CNMH. Continuar leyendo…
Nuevas cápsulas animadas del AGN de Colombia.
El Archivo General de la Nación de Colombia a través de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico está creando cápsulas didácticas animadas e informativas con las cuales se busca introducir nuevos conceptos relacionados con la gestión documental electrónica, preservación digital, innovación y digitalización. Este nuevo mecanismo de difusión busca promover el uso de tecnologías en pro de la modernización de los archivos del país. Hoy iniciamos con el lanzamiento de la primera de muchas cápsulas animadas que busca introducir los aspectos generales y beneficios asociados a la gestión documental electrónica. Conoce la cápsula aquí Sinergia ALA, construyendo memoria en Iberoamérica.
El AGN México presentó ante la UNESCO el “Documento de Referencia sobre el Combate al Tráfico Ilícito del Patrimonio Documental”
Durante la cuarta sesión del Comité Subsidiario de la Reunión de los Estados Parte de la Convención de 1970 de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), celebrada en París, Francia y presidida por María Vlazaki, presidenta del Comité. El Archivo General de la Nación de México (AGN) presentó el “Documento de Referencia sobre el Combate al Tráfico Ilícito del Patrimonio Documental”, propuesta encaminada a conjuntar esfuerzos a nivel internacional para desarrollar acciones en materia de protección de archivos, con el fin de promover el desarrollo y la adopción de leyes orientadas a inhibir e impedir el tráfico ilegal de documentos, además de que organizaciones internacionales, como la Interpol, sean más accesibles en los requerimientos de investigación de este tipo de delitos. Durante la sesión, el AGN enfatizó la necesidad de contar con mecanismos suficientes para hacer frente a la problemática del robo y tráfico de documentos debido a que el patrimonio documental forma parte sustancial de la memoria colectiva del mundo. Por ello, la UNESCO ha reconocido el invaluable valor del patrimonio documental y ha diseñado diversos instrumentos, programas y declaraciones para crear conciencia sobre su importancia; por ejemplo, la adopción de las convenciones de 1954 y 1970 que comprenden la protección de bienes culturales en caso de conflicto armado, así como el combate al tráfico ilícito de documentos. El documento que el AGN presentó en la cuarta sesión del Comité, expone las siguientes medidas para prevenir e impedir el robo y el tráfico ilícito del patrimonio documental de los pueblos: Facilitar que los documentos robados tengan mayor accesibilidad a medios de investigación en organizaciones internacionales como Interpol. Desarrollar acciones para generar políticas públicas en materia de archivos. Promover el desarrollo y adopción de las normativas archivistas en materia de protección al patrimonio documental. Impulsar una declaración conjunta de apoyo y colaboración entre los archivos nacionales, en la que se incluya el compromiso de no adquirir documentos de otras naciones. Regular la actividad de las casas de subastas en materia de comercio de documentos históricos. Incorporar a los documentos mecanismos de identificación no agresivos. Fortalecer el Censo Guía de Archivos. Continuar con el desarrollo de listas rojas del patrimonio documental. Al finalizar la presentación se agradeció a México, de parte del Comité, por la elaboración del Documento de Referencia y se acordó realizar una mesa redonda de especialistas en el tema de tráfico ilícito del patrimonio documental, que se llevará a cabo de manera paralela a la Conferencia ICA-ALA 2017, que se celebrará en la Ciudad de México.
El ICA te invita a postularte al Programa Nuevos Profesionales 2017 y asistir becado a la Conferencia ALA-ICA en la Ciudad de México
Nuevos profesionales de todo el mundo son seleccionados para ser miembros del Programa durante un año y participar en todas las actividades del ICA. Para ello, se otorgan becas para permitir que miembros del Programa asistan a la Conferencia en la Ciudad de México, del 27 al 29 de noviembre de 2017. El Consejo Internacional de Archivos (ICA) quiere involucrar a futuros líderes. Para este fin, el ICA ha desarrollado el Programa Nuevos Profesionales. ¿A quién está dirigido? El Programa Nuevos Profesionales está dirigido a miembros del ICA con menos de 5 años de experiencia de trabajo, independientemente de su edad, incluyendo: Estudiantes de ciencias archivísticas (incluidos miembros individuales del ICA y estudiantes de escuelas de archivos/gestión de documentos que son miembros del ICA). Practicantes (incluidos miembros individuales del ICA y practicantes en organizaciones que son miembros del ICA). Archiveros calificados sin experiencia de trabajo y que son miembros individuales del ICA. Personas que han trabajado en archivos y gestión de documentos por menos de 5 años (incluyendo miembros individuales del ICA y empleados de organizaciones que son miembros del ICA). Tener en cuenta que las personas o la institución por la que están afiliados deben contar con una membresía del ICA al momento de postularse. ¿Qué cubre la beca? La tarifa de inscripción a la Conferencia. Los titulares de las becas deben registrarse a tiempo para beneficiarse de la tarifa de inscripción anticipada o pagar la diferencia en el precio. El costo del viaje a México y de regreso a casa: transporte público, tren, vuelo económico (tarifa más baja para el período). Los titulares de becas son libres de elegir otra opción (diferentes fechas, diferente clase, diferente plan de vuelo), a condición de que cubran la diferencia en el precio. Noches de hotel para el tiempo requerido de presencia en México. El hotel será seleccionado por el CIA para que todos los titulares de becas se hospeden en el mismo lugar. 100 € para gastos (comidas fuera de la Conferencia, transportes). ¿En qué consiste el compromiso? ¿Qué se espera de los miembros? ¿Cómo postularse? ¿Cómo se hará la selección? Visita el sitio web del ICA y postulate. Fecha límite: lunes 6 de febrero de 2017, 23:59 (hora de París).
Se presenta ante el Senado de México la iniciativa de Ley General de Archivos
El pasado 17 de noviembre se presentó en México, ante el pleno de la Cámara Alta, la iniciativa de Ley General de Archivos para su discusión. La Ley es uno de los tres pilares que se derivaron de la reforma constitucional en materia de transparencia. La senadora Laura Rojas aseguró que esta nueva Ley ayudará a los servidores públicos a realizar una buena gestión documental, e incentivar la participación ciudadana, pilares fundamentales para el buen funcionamiento de los sistemas nacionales de transparencia y anticorrupción.
Mercedes de Vega, presidenta de la ALA, participó en el 1er Seminario Internacional sobre Políticas y Gestión de archivos: México y Brasil
“Es imperativo subrayar la fuerza determinante de los archivos en la vida de los pueblos, en la autoestima colectiva y en la salud de las naciones”, Mercedes de Vega. Con el objetivo de promover el diálogo e intercambio de experiencias, entre la comunidad archivística de Brasil y México, en la Universidad Federal del Estado de Río de Janeiro (UNIRIO), se realizó el “1er Seminario Internacional sobre Políticas y Gestión de archivos: México y Brasil”. La directora general del Archivo General de la Nación (AGN) y presidenta de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA), Mercedes de Vega, participó en la mesa redonda “Gestión de las instituciones nacionales de archivos de América Latina, su situación actual y los desafíos clave: la experiencia del Archivo General de la Nación de México”, junto a José María Jardim, catedrático de la UNIRIO. En su carácter de presidenta de la ALA, de Vega también participó en la mesa redonda “Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA): trayectorias y perspectivas”, junto con el profesor Jaime Antunes da Silva, exdirector general del Archivo Nacional de Brasil. En su intervención se refirió a las vicisitudes que enfrentan los países de Latinoamérica en el tema de archivos. El rezago archivístico –explicó–, es uno de los grandes retos que enfrentan la transparencia, la rendición de cuentas así como el combate eficaz a la corrupción; esto obedece, a la desorganización de los archivos en todos los niveles institucionales, causada por “la resistencia generalizada a legislar y sistematizar la operación de los archivos”. Añadió que gran parte del problema de que los archivos permanezcan en el estado en que se encuentran es “el temor a que nuevas fuentes de conocimiento sean abiertas, pues hace que en las instituciones exista la tendencia a mantener la información en secreto o abandonada”. Sin embargo, agregó, es del todo conocido que “sin información veraz no hay solución real”. Mercedes de Vega expresó que si se parte de la base de que los archivos “son memoria, patrimonio y elemento indispensable del buen gobierno, a la vez que centros de información al servicio de la ciudadanía, la administración y la cultura, entonces el derecho a la información y el acceso libre y expedito a ésta es un recurso estratégico de las personas, instituciones y Estados”. Por lo mismo, es urgente reconocer y asumir la “convicción de que toda política de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información se sostiene en aquello que previamente ha sido buscado en los archivos”. Además, detalló que “en cualquier caso, los archivos de Latinoamérica requieren, como nunca, atención prioritaria en múltiples vertientes: gubernamental, legislativa, profesional, académica, tecnológica, mediática y, desde luego, ciudadana”. Por lo anterior, la presidenta de la ALA, declaró que durante el periodo 2015-2019 la ALA desarrolla un plan estratégico de tres puntos con el objetivo de incrementar la colaboración efectiva entre los integrantes de la Asociasión, a favor del desarrollo de la gestión documental: 1) incentivar la adhesión de nuevos integrantes a través de diversos beneficios; 2) fomentar la investigación y docencia archivísticas integrando una red de académicos dedicados a la gestión documental y administración de archivos, articulando los programas de investigación de la ALA con los de organismos y redes internacionales; y, 3) difundir y promover las actividades de los archivos y archivistas en Latinoamérica mediante el diseño de una estrategia de comunicación y difusión, pues, aseguró, de nada sirve ampliar el espectro de adherentes y buscar su articulación a través de una red académica si los participantes y sus actividades no reciben la suficiente visibilidad. Continuar leyendo…